W jaki sposób można się wziąć za organizację konferencji, o jakich sprawach należy przy tym pamiętać.

Dobre zorganizowanie sympozjum albo konferencji jest dużym wyzwaniem, szczególnie jeżeli ktoś będzie to robił po raz pierwszy. Co prawda niejednej osobie będzie się wydawało, że nie ma w tym nic trudnego, ale zmieniają oni zdanie jak tylko muszą się tym zająć. A do zrobienia będzie naprawdę dużo, zapomnieć nie można nawet o najmniejszych rzeczach, które mogą być przyczyną organizacyjnej klęski. Najistotniejsze powinno być wyszukanie odpowiedniej sali, na której zostanie zorganizowane wydarzenie.

pokój

Autor: Uetliberg
Źródło: http://www.flickr.com

W największych miejscowościach takich jak Kraków, Warszawa czy też Łódź nie powinno być z tym żadnych problemów, bo w większości hoteli wynająć można odpowiednie pomieszczenia, ale niektórzy będą woleli zorganizować wszystko w spokojnej okolicy, w jakimś przyjemnym hotelu z daleka od miasta. W czasie wyboru sali należy wziąć pod uwagę parę istotnych czynników. Z pewnością niezwykle istotne jest jej położenie, powinien być tam prosty dojazd i duża liczba miejsc parkingowych. Niezbędnie trzeba przyjrzeć się również jej wyposażeniu – bo właśnie od tego będzie zależało, jak będą się czuli goście i prowadzący.

Dobrze wybrana sala konferencyjna pomieści wszystkich zaproszonych gości (tutaj dodatkowe informacje), ale nie będzie zbyt przestronna, bo okazać się wtedy może, że atmosfera ulegnie rozprężeniu. Niezwykle istotna będzie wygoda – tu sprawdzić trzeba krzesła, biurka i pozostałe meble, jeżeli konferencja miałaby trwać trochę dłużej to dobre krzesła mają kluczowe znaczenie. Następie do sprawdzenia będzie elektroniczna infrastruktura, czyli projektowa, rzutnika albo instalacji nagłośnieniowej, przyda się również nieograniczony dostęp do sieci internetowej, bo coraz więcej gości będzie tego potrzebowała.

Przy trwających dłużej spotkaniach powinno się również pomyśleć o jakiś przekąskach, głodni goście z pewnością nie będą się skupiać na słuchaniu prelegentów. Jeśli miejscem zorganizowania będzie hotel w Łodzi, to można od razu rozwiązać problem jakiś noclegów dla uczestników z innych miast – po prostu zarezerwuje się określoną ilość pokoi, które przeznaczone zostaną dla uczestników.